¡Hacer proyectos es tarea de todos!

Un día común en la universidad no hay que ser muy observador para enterarte de un congreso, conferencia o curso que se viene organizando en la universidad. Y es que nadie pudiera negar que alguna vez ha asistido a alguno de aquellos eventos, en donde son invitados distintivos ponentes y cada uno con distintas temáticas. O también en las exposiciones de facultad tales como el Expociencias o Expofim donde nos sorprendemos al enterarnos de pronto que se hacían proyectos de investigación en la universidad. Pero, ¿quiénes realizan u organizan esos proyectos? ¿Serán los profesores o personal de la universidad? Me reservo la obvia respuesta a aquellas interrogantes.

Y es que la UNI, al igual que muchas universidades nacionales, el movimiento sea académico, cultural, deportivo y político viene en su gran mayor parte por iniciativa de los alumnos. Somos nosotros los que movemos la universidad, somos los que hacemos que pertenecer a este lugar tenga un poco más de sentido. Y caen por su propio peso las preguntas ¿Cómo es que lo hacen? ¿Cómo se organizan? Aquellas ya no son tan obvias sus respuesta. Y es que cualquiera que haya trabajado en equipo tratando de alcanzar objetivos medianamente grandes para los recursos que se poseen podrá saber que no es tan sencillo como parece. Desde definir los objetivos, buscar financiamiento, organizar al equipo, distribuir tareas, cumplir con el cronograma trazado, cumplir con las expectativas de los interesados como autoridades de la universidad entre otros. Créanme si no lo han vivido aún, ¡qué dolor de cabeza!

El año pasado se hizo un esfuerzo para disminuir aquellas dificultades que en muchos casos eran motivo de desánimo para muchos. Se planteó hacer un proyecto hecho a medida para la comunidad universitaria. Estoy hablando del proyecto CGE 2012 ¿Han escuchado de él antes? Si no fue así les dejo lo siguiente para su conocimiento.

El "I Programa de Capacitación en Gerencia de Proyectos para Grupos Estudiantiles de la UNI - CGE 2012"  fue un proyecto desarrollado por la SE-PMI UNI como un servicio a la comunidad universitaria. Estuvo comprendido por 6 sesiones de 4 horas cada una que se dieron entre los meses de setiembre a octubre. Fue totalmente gratuito para los asistentes y además se les facilitó el material recomendado por el ponente. Tuvimos el agrado de tener poco más y a veces poco menos de 30 asistentes en cada sesión. En las sesiones se resaltaron tópicos prácticos y teoría concisa con el fin de facilitar la aplicabilidad de lo enseñado. Es por ello que se dió hincapié en solamente tres áreas de conocimiento: alcance, tiempo y costos. Además se tocó un tema muy interesante y práctico: Metodologías de Dirección de Proyectos Ágiles. Luego se realizó dos talleres de elaboración de proyectos en los cuales cada agrupación debía desarrollar la planificación de uno de los proyectos de su cartera. Los comentarios al final de las sesiones fueron muy positivos, al parecer logramos un impacto positivo en los asistentes.

Hoy me siento muy complacido de haber alguna vez puesto un grano de arena al desarrollo de la universidad. En la SE-PMI UNI se tuvo la visión de darle las herramientas de dirección de proyectos a los que más las necesitaban: a los miembros de los grupos estudiantiles. Y fue mi persona que tuvo la responsabilidad de gestionar un nuevo proyecto que tenía que ser de mucho beneficio para la universidad. Junto con nuestro equipo de trabajo tuvimos la tarea de gestar este nuevo proyecto desde aquella idea de brindar lo mejor y más práctico de la gestión de proyectos a los asistentes. Y agradezco mucho a mis compañeros de equipo y a todos los que nos ayudaron a hacer esto realidad.

Por último, lo invito a usted estimado lector a que se anime a ser partícipe del grupo estudiantil que más le agrade y si no hay alguno que vaya con sus intereses cree uno usted. Ya que necesitamos en el país gente que ponga en práctica sus conocimientos con pasión por las cosas que quiere hacer. Y aquello se aprende con el tiempo y constancia. Hacer proyectos es una buena manera de aportar, de ser parte de algo más grande, de llevar a tu ser a algo trascendente, de buscar el desarrollo propio y bienestar colectivo. Es que hacer proyectos es algo que debemos hacer todos.

Alexander Rodríguez Castillo

Director del Proyecto CGE 2012

Proyecto CGE 2012 (Parte 2)

parte 2

Proyecto CGE 2012 (Parte 1)

Me pidieron para una revista que haga un artículo sobre un proyecto el cual tuve el placer de dirigir hace algunos meses atrás. Pues ya que tengo este deber preferí primero hacer un resumen de toda aquella experiencia para mi blog y después resumirlo para el artículo.

Introducción:

El "I Programa de Capacitación en Gerencia de Proyectos para Grupos Estudiantiles de la UNI - CGE 2012", fue un proyecto desarrollado por la SE-PMI UNI como un servicio a la comunidad universitaria. Estuvo comprendido por seis (6) sesiones de 4 horas cada una las cuales se dieron los el viernes 14 de setiembre y los subsiguientes sábados del 15 de setiembre hasta el 06 de octubre. Las sesiones fueron totalmente gratuitas para los asistentes y además se les facilitó el material recomendado por el ponente. 

Algunos sucesos:

Todo comenzó cuando vi reflectado en el ecra el portafolio de proyectos para el 2012 presentado por la directiva de la sección. De inmediato me di cuenta que aquel proyecto llamado "Capacitación a Centros Culturales" me caía como anillo al dedo. Es que hace meses que tenía en mente hacer algo parecido para los grupos de investigación de la universidad. Así que no dude en levantar la mano a penas llamaron a los voluntarios para dirigir los proyectos del portafolio. Estuve contento aquel día de tener a responsabilidad tan genial proyecto.

Pasaron los días y no pensaba mucho en como realizar el proyecto. No recuerdo bien las ideas que tenía en ese entonces, pero sí recuerdo el día que comenzaron a fluir. Fue un domingo en camioneta camino a Ancón a repartir las cosas que se habían recolectado para los damnificados de un penoso incendio, fue cuando conocí a Lizia. Y después de entablar una amena conversación en el camino le hice la propuesta de trabajar juntos en el proyecto. Pasaron algunos días y nos reunimos a conversar. En las bancas de la facultad de civil estuvimos por más de dos horas pensando en como podría realizarse, la mejor manera y con el fin de generar el mayor impacto a largo mediano y plazo. Y a pesar de que mi amiga estaba sin dormir la noche anterior fue una provechosa conversación. Fue de aquella plática que sacamos los siguientes apuntes:

Luego nos reunimos una vez o dos veces más, no lo recuerdo bien, pero ya con la idea en mente fui en búsqueda de un equipo que quiera tanto como yo realizarla. Después de la convocatoria de nuevos miembros de la sección llegó el momento. En una asamble general, esas de aquellas que se daban una vez por mes, varios directores de proyectos tuvimos que presentar nuestras ideas a la directiva y a todos los miembros de la sección, incluidos los nuevos miembros. Realmente la presentación no me salió como yo esperaba, y no es novedad, casi siempre me pongo algo nervioso, pero a pesar de ello tuvo buena acogida y fue el proyecto que más interesados tuvo. Al final de la reunión estuve apuntando el nombre e email de aproximadamente 10 personas. ¡Comenzábamos con el pie derecho!

Pasaría algunas semanas para convocar a las personas que se apuntaron. Lizia y yo decidimos primero tener una idea mejor planteada y designar desde ya algunas tareas que se deberían asignar a alguien con prontitud. Una vez con aquello listo les presentamos la idea al equipo. Esta reunión se dio el 5 de mayo de 2012.

Luego en las siguientes reuniones se nos unieron Nicolás y Johanna. Realmente fueron de muchísima ayuda la experiencia de ellos al haber conversado con varios de las agrupaciones con anterioridad. Ellos habían estado trabajando en un proyecto afín al nuestro y es por ello que gustosos nos ofrecieron su ayuda. En aquellas estancias nos dieron recomendaciones tales como que lo mejor era conversar directamente con cada uno de los representantes de las agrupaciones, así como también nos facilitaron un buen esbozo del panorama al que nos enfrentábamos.

Inicio y planificación

Sinceramente al inicio no sabíamos que hacer, sólo teníamos la meta ofrecerles a los asistentes algo que les sirva para su día a día, que sea práctico y que lo pongan en práctica. Por nada del mundo queríamos que sea algo teórico y sin aplicación a su realidad. Teníamos la visión de hacer algo diseñado para ellos, entonces debíamos primero conocerlos.

El plan inicial fue el siguiente: íbamos a recopilar información sobre los grupos y luego con aquella información armar un producto que cubra sus necesidades y ataque a las deficiencias observadas por ellos mismos. La información debía ser recopilada personalmente a uno de los miembros de la directiva, de preferencia al presidente. Luego se les dejaría un formato de Project Charter simplificado el cual fue cambiado luego por un formulario virtual. Sería obligatorio el llenado de aquel formulario para poder participar en las capacitaciones. Esta medida fue tomada para filtrar a los participantes por el interés que mostrasen y además para seleccionar sólo a los grupos que tengan proyectos con un aceptable planteamiento inicial, aquello en caso que no podamos atender a todos los grupos que quieran participar. Además se les dió un código personalmente a cada agrupación para que no haya personas que se hagan pasar por una agrupación y nos quieran sorprender. Luego de todo aquello nos reuniríamos con especialistas en organizaciones y proyectos para mostrarles la problemática de los grupos estudiantiles y que planteen soluciones que se les puedan sugerir en las capacitaciones.

Desarrollo del proyecto:

El proyecto se dividió en dos etapas consecutivas: 

• Recopilación de información sobre los grupos y convocatoria.
• Preparación de las capacitaciones: temario y logística.

El esquema para la convocatoria fue tomando forma a través del tiempo. En un principio se me dio la responsabilidad de realizar un curso para los centros culturales de la universidad. Pero como yo provenía de un grupo de investigación inmediatamente pensé en también convocar a los grupos que se dedican a la difusión y realización de proyectos académicos tales como son los proyectos investigación y eventos como conferencias, cursos y congresos. Ya para entonces eran más de 40 grupos que teniamos identificados e ir a conversar con cada uno de ellos no iba a ser tarea fácil. En una de las reuniones de equipo, Juan Urteaga sugirió incluir también a los grupos deportivos. Y por más laborioso que nos pareciese en aquel momento consideramos justo no dejarlos afuera así que los incluimos.

La primera etapa estuvo llena de arduo trabajo y fue gracias al trabajo en equipo que pudimos lograr apersonarnos a la mayoría de agrupaciones de la universidad. Nos repartirmos casi dos facultades por cada uno de nosotros. Era una carrera contra el tiempo pues teníamos que conseguir aquella información antes que entraramos a examenes finales y salieran de vacaciones, para aquel escenario posiblemente sería muy difícil contactarnos con ellos.

Pues logramos obtener la base de datos llena y realizar las encuestas a casi todos los grupos de la universidad. De los más de 60 grupos identificados se le hizo la encuesta a más de 30 de ellos. De los cuales 23 agrupaciones llenaron el formulario requerido en el cual debían colocar información sobre un proyecto que esté en curso o quieran realizar.

Equipo inicial del proyecto:

• Lizia Rivera
• Juan Urteaga
• Kevy Vílchez
• Dayhan Román
• Alejandro Zorrilla
• Nicolás Palacín
• Johanna Huacoto
• Jeimis León
• Mauricio Yuyas

Apoyo:

• Nataly Yauricasa
• Joel Huarhua

Hoy me quedo con esta frase:

"Feliz de compartir con lo mejor que puede tener la UNI en cada facultad"
Juan Urteaga

Personal and CV

Here I will upload my CV.

Have you heard about how to manage a research project?

...it is a kind of hard the first time in years, but let's try it!

Ok, what about the title? Have you managed one of them? Or, have you participate on one of them? Most people love buying cutting edge products; they are glad for the discover of a new formula for their baldness, and they (including me) have been waiting for years for a cure to cancer. On the develop of those products there is involved a bid deal of creativity, scientific knowledge, hours of experts thinking and also hours and hours of planning. Even if you have the greatest idea ever, if you want to make it real, it will be extremely difficult without basic ideas of research project management. I could make a mental scheme of what does a research project HAS TO HAVE in the matter of management, and here is it:

Speaking on PMI terms, as a beginner research project manager you must first emphasize on three knowledge areas: scope, cost and time.

• In the case of scope, it is pretty obvious that we must always have in mind our principal goals for our project. It is important that you had set realistic objectives according to a previous study. Moreover, the usefulness and feasible of what you want to develop is a factor you must consider before spending long hours maybe for nothing. 
• About the cost, if you want to dedicate your life to serious research you have to make your future investigation look attractive for investors. Another point to consider is that you won't like that at the middle of your project suddenly it costs the double and your sponsor stops the research; consequently, now you don't have a job. 
• About time, it gets more importance on several projects, specially when you have a product on the competition, that means there is other researchers that are looking for what you are looking. Also, like any project, if you don't do it on time, maybe it will be too late to be useful for your sponsor.

Now that we identified the main topics, how can we optimize our performance on these three points? That's the big query I want to sketch out. My little experience on research projects mixed with my knowledge on PMI's standard and Scrum agile framework did make several conclusions that I'm glad to present as recommendations for those ones who are involved on research.

1. You must use documentation. It is not nice at the beginning but you will be graceful in the middle of the project, when you really need it. Also it is an important active for your organization; correct documentation of projects make important contributions for coming projects and also lessons learned in order to not commit the same error twice. This recommendation deals with the three knowledge areas explained above. 
2. Try your meetings be as short as you can. People waste time with long meetings and usually doesn't have nothing to do on them because the problem is out of his range. It is recommend that meetings long only 5 minutes with only three question for each one on the meeting: What did you do yesterday? What are you going to do today? Is there anything that could badly interfere with what are you going to do today? So everybody knows what people is doing and after the meeting people who can solve others problems match to talk about how to solve them. Is is simple and effective. Remember that a researcher is a pretty busy guy and  usually also a expensive man, you won't like to make him waste time. This recommendation attacks crucially to time stuff.
3. Reinforce the objectives every time you can. As I already told you, you can use the 5 minutes meeting explained in the last topic in order that everybody know what people is doing, and also if the people is going in the right direction. You must correct and lead people to specific objectives that were identified like the most important. Scope management is reinforced by this practice.
4. Monitor people with the help of your documentation. You can ask people do things, but if you don't know what you have to require you will be in a problem. But the solution is right there! You have documented everybody's tasks and also the time that them have to be done. It is extremely helpful, just do it. 
5. Technological surveillance avoid throwing money and time to the trash. Imagine a crazy scenario at 1904 where you are involved in a research for how can a spaceship can go at light speed to travel to the next galaxy. The next year (1905), Einstein postulate that the speed of light with respect to any inertial frame is independent of the motion of the light source. In other words, it is impossible to go at light speed! If you don't realize about that discover at time, you will spend time and money in a research that can't be done and consequently destined to be a total failure. Staying updated of the new advances on your field is important for your project. As you can see this is crucial if you want yo maintain your sponsor's budget happy and keep your job. 
6. And finally, and also the most important under my criteria, think pretty much about your SOW. First, what is SOW? In simple words it is the case of business, the economic reason why the research project is being think to be done. Don't mess up things, I'm not telling you to think only on money, many people love doing research just for fun and I confess I consider myself like one of them. Nonetheless, I'm pretty sure that you can see to wider horizons. Wouldn't still be funny and even more rewarding if your research could help people and science, in other words, the development of humanity. Even if it is only a grain of sand, you'll see by the end that it really worth it. So, before you start an investigation, please think really well about why did you choose that topic and check the "state of the art" of the field. The "state of art" will offer you the cutting edge methods on the field that are used by the most important researchers on the field. You can smell the tendencies on the field and figure out what are the opportunities you will have involving on the investigation. About the case of business, by the time you check the tendencies in the field you will be able to make a strong idea of what is the best option and the best possibility for that.

As you can see, there are many factors to consider in your research project management equation. The compilation present here is only my point of view based on my experiences. However, the most important factor is YOURSELF and how motivated about doing research are you. Are you prepared to contribute with the world?

Expecting for your replies.
See you soon.

*Special thanks to Doctor in Mechanical Engineering Alberto Coronado Matutti and PMP, Lic. Diana Balboa Coronado for their collaborations with enjoyable informative talks that help my ideas to get organized.