Me pidieron para una revista que haga un artículo sobre un proyecto el cual tuve el placer de dirigir hace algunos meses atrás. Pues ya que tengo este deber preferí primero hacer un resumen de toda aquella experiencia para mi blog y después resumirlo para el artículo.
Introducción:
El "I Programa de Capacitación en Gerencia de Proyectos para Grupos Estudiantiles de la UNI - CGE 2012", fue un proyecto desarrollado por la SE-PMI UNI como un servicio a la comunidad universitaria. Estuvo comprendido por seis (6) sesiones de 4 horas cada una las cuales se dieron los el viernes 14 de setiembre y los subsiguientes sábados del 15 de setiembre hasta el 06 de octubre. Las sesiones fueron totalmente gratuitas para los asistentes y además se les facilitó el material recomendado por el ponente.
Algunos sucesos:
Todo comenzó cuando vi reflectado en el ecra el portafolio de proyectos para el 2012 presentado por la directiva de la sección. De inmediato me di cuenta que aquel proyecto llamado "Capacitación a Centros Culturales" me caía como anillo al dedo. Es que hace meses que tenía en mente hacer algo parecido para los grupos de investigación de la universidad. Así que no dude en levantar la mano a penas llamaron a los voluntarios para dirigir los proyectos del portafolio. Estuve contento aquel día de tener a responsabilidad tan genial proyecto.
Pasaron los días y no pensaba mucho en como realizar el proyecto. No recuerdo bien las ideas que tenía en ese entonces, pero sí recuerdo el día que comenzaron a fluir. Fue un domingo en camioneta camino a Ancón a repartir las cosas que se habían recolectado para los damnificados de un penoso incendio, fue cuando conocí a Lizia. Y después de entablar una amena conversación en el camino le hice la propuesta de trabajar juntos en el proyecto. Pasaron algunos días y nos reunimos a conversar. En las bancas de la facultad de civil estuvimos por más de dos horas pensando en como podría realizarse, la mejor manera y con el fin de generar el mayor impacto a largo mediano y plazo. Y a pesar de que mi amiga estaba sin dormir la noche anterior fue una provechosa conversación. Fue de aquella plática que sacamos los siguientes apuntes:
Luego nos reunimos una vez o dos veces más, no lo recuerdo bien, pero ya con la idea en mente fui en búsqueda de un equipo que quiera tanto como yo realizarla. Después de la convocatoria de nuevos miembros de la sección llegó el momento. En una asamble general, esas de aquellas que se daban una vez por mes, varios directores de proyectos tuvimos que presentar nuestras ideas a la directiva y a todos los miembros de la sección, incluidos los nuevos miembros. Realmente la presentación no me salió como yo esperaba, y no es novedad, casi siempre me pongo algo nervioso, pero a pesar de ello tuvo buena acogida y fue el proyecto que más interesados tuvo. Al final de la reunión estuve apuntando el nombre e email de aproximadamente 10 personas. ¡Comenzábamos con el pie derecho!
Pasaría algunas semanas para convocar a las personas que se apuntaron. Lizia y yo decidimos primero tener una idea mejor planteada y designar desde ya algunas tareas que se deberían asignar a alguien con prontitud. Una vez con aquello listo les presentamos la idea al equipo. Esta reunión se dio el 5 de mayo de 2012.
Luego en las siguientes reuniones se nos unieron Nicolás y Johanna. Realmente fueron de muchísima ayuda la experiencia de ellos al haber conversado con varios de las agrupaciones con anterioridad. Ellos habían estado trabajando en un proyecto afín al nuestro y es por ello que gustosos nos ofrecieron su ayuda. En aquellas estancias nos dieron recomendaciones tales como que lo mejor era conversar directamente con cada uno de los representantes de las agrupaciones, así como también nos facilitaron un buen esbozo del panorama al que nos enfrentábamos.
Inicio y planificación
Sinceramente al inicio no sabíamos que hacer, sólo teníamos la meta ofrecerles a los asistentes algo que les sirva para su día a día, que sea práctico y que lo pongan en práctica. Por nada del mundo queríamos que sea algo teórico y sin aplicación a su realidad. Teníamos la visión de hacer algo diseñado para ellos, entonces debíamos primero conocerlos.
El plan inicial fue el siguiente: íbamos a recopilar información sobre los grupos y luego con aquella información armar un producto que cubra sus necesidades y ataque a las deficiencias observadas por ellos mismos. La información debía ser recopilada personalmente a uno de los miembros de la directiva, de preferencia al presidente. Luego se les dejaría un formato de Project Charter simplificado el cual fue cambiado luego por un formulario virtual. Sería obligatorio el llenado de aquel formulario para poder participar en las capacitaciones. Esta medida fue tomada para filtrar a los participantes por el interés que mostrasen y además para seleccionar sólo a los grupos que tengan proyectos con un aceptable planteamiento inicial, aquello en caso que no podamos atender a todos los grupos que quieran participar. Además se les dió un código personalmente a cada agrupación para que no haya personas que se hagan pasar por una agrupación y nos quieran sorprender. Luego de todo aquello nos reuniríamos con especialistas en organizaciones y proyectos para mostrarles la problemática de los grupos estudiantiles y que planteen soluciones que se les puedan sugerir en las capacitaciones.
Desarrollo del proyecto:
El proyecto se dividió en dos etapas consecutivas:
Pasaron los días y no pensaba mucho en como realizar el proyecto. No recuerdo bien las ideas que tenía en ese entonces, pero sí recuerdo el día que comenzaron a fluir. Fue un domingo en camioneta camino a Ancón a repartir las cosas que se habían recolectado para los damnificados de un penoso incendio, fue cuando conocí a Lizia. Y después de entablar una amena conversación en el camino le hice la propuesta de trabajar juntos en el proyecto. Pasaron algunos días y nos reunimos a conversar. En las bancas de la facultad de civil estuvimos por más de dos horas pensando en como podría realizarse, la mejor manera y con el fin de generar el mayor impacto a largo mediano y plazo. Y a pesar de que mi amiga estaba sin dormir la noche anterior fue una provechosa conversación. Fue de aquella plática que sacamos los siguientes apuntes:
Luego nos reunimos una vez o dos veces más, no lo recuerdo bien, pero ya con la idea en mente fui en búsqueda de un equipo que quiera tanto como yo realizarla. Después de la convocatoria de nuevos miembros de la sección llegó el momento. En una asamble general, esas de aquellas que se daban una vez por mes, varios directores de proyectos tuvimos que presentar nuestras ideas a la directiva y a todos los miembros de la sección, incluidos los nuevos miembros. Realmente la presentación no me salió como yo esperaba, y no es novedad, casi siempre me pongo algo nervioso, pero a pesar de ello tuvo buena acogida y fue el proyecto que más interesados tuvo. Al final de la reunión estuve apuntando el nombre e email de aproximadamente 10 personas. ¡Comenzábamos con el pie derecho!
Pasaría algunas semanas para convocar a las personas que se apuntaron. Lizia y yo decidimos primero tener una idea mejor planteada y designar desde ya algunas tareas que se deberían asignar a alguien con prontitud. Una vez con aquello listo les presentamos la idea al equipo. Esta reunión se dio el 5 de mayo de 2012.
Luego en las siguientes reuniones se nos unieron Nicolás y Johanna. Realmente fueron de muchísima ayuda la experiencia de ellos al haber conversado con varios de las agrupaciones con anterioridad. Ellos habían estado trabajando en un proyecto afín al nuestro y es por ello que gustosos nos ofrecieron su ayuda. En aquellas estancias nos dieron recomendaciones tales como que lo mejor era conversar directamente con cada uno de los representantes de las agrupaciones, así como también nos facilitaron un buen esbozo del panorama al que nos enfrentábamos.
Inicio y planificación
Sinceramente al inicio no sabíamos que hacer, sólo teníamos la meta ofrecerles a los asistentes algo que les sirva para su día a día, que sea práctico y que lo pongan en práctica. Por nada del mundo queríamos que sea algo teórico y sin aplicación a su realidad. Teníamos la visión de hacer algo diseñado para ellos, entonces debíamos primero conocerlos.
El plan inicial fue el siguiente: íbamos a recopilar información sobre los grupos y luego con aquella información armar un producto que cubra sus necesidades y ataque a las deficiencias observadas por ellos mismos. La información debía ser recopilada personalmente a uno de los miembros de la directiva, de preferencia al presidente. Luego se les dejaría un formato de Project Charter simplificado el cual fue cambiado luego por un formulario virtual. Sería obligatorio el llenado de aquel formulario para poder participar en las capacitaciones. Esta medida fue tomada para filtrar a los participantes por el interés que mostrasen y además para seleccionar sólo a los grupos que tengan proyectos con un aceptable planteamiento inicial, aquello en caso que no podamos atender a todos los grupos que quieran participar. Además se les dió un código personalmente a cada agrupación para que no haya personas que se hagan pasar por una agrupación y nos quieran sorprender. Luego de todo aquello nos reuniríamos con especialistas en organizaciones y proyectos para mostrarles la problemática de los grupos estudiantiles y que planteen soluciones que se les puedan sugerir en las capacitaciones.
Desarrollo del proyecto:
El proyecto se dividió en dos etapas consecutivas:
- Recopilación de información sobre los grupos y convocatoria.
- Preparación de las capacitaciones: temario y logística.
El esquema para la convocatoria fue tomando forma a través del tiempo. En un principio se me dio la responsabilidad de realizar un curso para los centros culturales de la universidad. Pero como yo provenía de un grupo de investigación inmediatamente pensé en también convocar a los grupos que se dedican a la difusión y realización de proyectos académicos tales como son los proyectos investigación y eventos como conferencias, cursos y congresos. Ya para entonces eran más de 40 grupos que teniamos identificados e ir a conversar con cada uno de ellos no iba a ser tarea fácil. En una de las reuniones de equipo, Juan Urteaga sugirió incluir también a los grupos deportivos. Y por más laborioso que nos pareciese en aquel momento consideramos justo no dejarlos afuera así que los incluimos.
La primera etapa estuvo llena de arduo trabajo y fue gracias al trabajo en equipo que pudimos lograr apersonarnos a la mayoría de agrupaciones de la universidad. Nos repartirmos casi dos facultades por cada uno de nosotros. Era una carrera contra el tiempo pues teníamos que conseguir aquella información antes que entraramos a examenes finales y salieran de vacaciones, para aquel escenario posiblemente sería muy difícil contactarnos con ellos.
Pues logramos obtener la base de datos llena y realizar las encuestas a casi todos los grupos de la universidad. De los más de 60 grupos identificados se le hizo la encuesta a más de 30 de ellos. De los cuales 23 agrupaciones llenaron el formulario requerido en el cual debían colocar información sobre un proyecto que esté en curso o quieran realizar.
La primera etapa estuvo llena de arduo trabajo y fue gracias al trabajo en equipo que pudimos lograr apersonarnos a la mayoría de agrupaciones de la universidad. Nos repartirmos casi dos facultades por cada uno de nosotros. Era una carrera contra el tiempo pues teníamos que conseguir aquella información antes que entraramos a examenes finales y salieran de vacaciones, para aquel escenario posiblemente sería muy difícil contactarnos con ellos.
Pues logramos obtener la base de datos llena y realizar las encuestas a casi todos los grupos de la universidad. De los más de 60 grupos identificados se le hizo la encuesta a más de 30 de ellos. De los cuales 23 agrupaciones llenaron el formulario requerido en el cual debían colocar información sobre un proyecto que esté en curso o quieran realizar.
Equipo inicial del proyecto:
- Lizia Rivera
- Juan Urteaga
- Kevy Vílchez
- Dayhan Román
- Alejandro Zorrilla
- Nicolás Palacín
- Johanna Huacoto
- Jeimis León
- Mauricio Yuyas
Apoyo:
- Nataly Yauricasa
- Joel Huarhua
Hoy me quedo con esta frase:
"Feliz de compartir con lo mejor que puede tener la UNI en cada facultad"
Juan Urteaga
Juan Urteaga
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